Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Patrick Schäfer
Hans-Högn-Straße 6
95030 Hof
E-Mail: info@pflegeeltern.space

2. Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website erfasst unser Hosting-Anbieter automatisch folgende Daten in sogenannten Server-Logfiles:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners (anonymisiert)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und fehlerfreien Betrieb der Website).
Speicherdauer: 7 Tage, danach automatische Löschung.
Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Server ausschließlich in Deutschland).

3. Nutzerkonto und Vertragserfüllung

Wenn Sie sich auf der Plattform Pflegeeltern.Space registrieren und einen Account anlegen, verarbeiten wir folgende Daten:

• Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Gewählter Tarif und Vertragsdaten
• Von Ihnen erfasste Pflegekind-Dokumentationen, Berichte und Notizen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Speicherdauer: Während der Vertragslaufzeit und darüber hinaus 30 Tage nach Kündigung (Export-Zeitraum), anschließend vollständige Löschung. Steuerrelevante Rechnungsdaten werden gemäß § 147 AO 10 Jahre aufbewahrt.

4. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Pflegeeltern.Space ermöglicht die Erfassung von Gesundheitsdaten und anderen besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), insbesondere von Minderjährigen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) und ist zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Kinder erforderlich.

Alle besonders sensiblen Daten werden mit AES-256 Ende-zu-Ende verschlüsselt. Der Verschlüsselungsschlüssel liegt ausschließlich bei Ihnen.

5. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für kostenpflichtige Tarife nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland (nachfolgend "Stripe").

Bei der Zahlungsabwicklung werden Ihre Zahlungsdaten (Kreditkartendaten, Kontodaten) direkt von Stripe erfasst und verarbeitet. Wir selbst speichern keine vollständigen Zahlungsmittelangaben. Mit Stripe besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Stripe kann Daten in die USA übermitteln. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie des EU-US Data Privacy Frameworks.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Speicherdauer: Gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO: 10 Jahre für Rechnungsbelege).
Weitere Informationen: Stripe Datenschutzerklärung.

6. E-Mail-Versand (Mailgun / Sinch)

Für den Versand von System- und Transaktions-E-Mails (z. B. Registrierung, Passwort-Reset, Benachrichtigungen) sowie für das integrierte Postfach nutzen wir den Dienst Mailgun, betrieben von der Sinch AB, Lindhagensgatan 74, 112 18 Stockholm, Schweden.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in EU-Rechenzentren in Deutschland. E-Mails werden transportverschlüsselt (TLS) übertragen, jedoch nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Mit Sinch besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an zuverlässiger E-Mail-Zustellung).
Weitere Informationen: Mailgun Datenschutzerklärung.

7. WhatsApp Community

Wir betreiben eine WhatsApp-Community mit dem Namen PFLEGEELTERN.SPACE, bestehend aus einer Hauptgruppe und mehreren regionalen sowie thematischen Untergruppen. Der Beitritt erfolgt freiwillig über Einladungslinks. Mit dem Beitritt zu einer Gruppe stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer Daten durch WhatsApp gemäß den Nutzungsbedingungen von WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) zu, auf die wir keinen Einfluss haben.

7a. Mitgliedschaft und Willkommensnachricht

Wenn Sie einer unserer WhatsApp-Gruppen beitreten, kann unser Community-Bot automatisch eine Willkommensnachricht senden. Zu diesem Zweck wird Ihre WhatsApp-ID vorübergehend gespeichert, um zu verhindern, dass Sie dieselbe Nachricht mehrfach erhalten (Cooldown: 7 Tage). Diese Information wird nicht an Dritte weitergegeben und nach Ablauf der Cooldown-Zeit automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer freundlichen Community-Begrüßung und Information neuer Mitglieder).
Speicherdauer: Bis zu 14 Tage ab Beitritt, danach automatische Löschung.

7b. Anonymisierte Nachrichtenstatistiken

Zur Weiterentwicklung unseres Portals, zur Erkennung wiederkehrender Problemlagen und zur Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen für Pflegefamilien werten wir Nachrichten in unseren WhatsApp-Gruppen ausschließlich anonymisiert und aggregiert aus. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• Anzahl der Nachrichten pro Gruppe und Zeitraum
• Anonymisierter Absender-Hash (monatlich rotierender SHA-256-Hash der WhatsApp-ID) — dient nur dazu, verschiedene Beiträge einer Konversation zuzuordnen, ohne die Identität des Absenders zu kennen
• Ungefähre Uhrzeit und Datum einer Nachricht

Was nicht gespeichert wird: Der Inhalt von Nachrichten, vollständige WhatsApp-IDs, Namen, Telefonnummern oder sonstige personenbezogene Daten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der anonymisierten Auswertung zur bedarfsgerechten Weiterentwicklung der Plattform).
Speicherdauer: Aggregierte Statistiken werden mindestens 2 Jahre gespeichert, in der Regel auf unbestimmte Zeit — da die Daten nach Rotation des Absender-Hashs vollständig anonymisiert sind und kein Personenbezug mehr hergestellt werden kann, unterliegen sie nicht den Löschpflichten der DSGVO (Erwägungsgrund 26). Der monatlich rotierende Absender-Hash selbst wird am Ende jedes Kalendermonats unwiderruflich überschrieben.

Widerspruch: Sie können der statistischen Auswertung jederzeit widersprechen, indem Sie die betreffende WhatsApp-Gruppe verlassen. Eine Möglichkeit, die bereits erfassten, vollständig anonymisierten Statistikdaten zu löschen, besteht nicht, da diese nicht mehr einer Person zugeordnet werden können.

7c. Anonyme Community-Fragen (optional)

Über unser Portal können Mitglieder anonyme Fragen an die WhatsApp-Community stellen. Diese Fragen werden ohne jeden Bezug zur Portal-Identität in die Gruppen gepostet. Antworten aus der WhatsApp-Gruppe werden ebenfalls anonymisiert gespeichert (Absender-Hash, kein Klartext der WhatsApp-ID).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive Nutzung der Funktion) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an anonymem Community-Austausch).

8. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (wenn die Anfrage auf Vertragsanbahnung gerichtet ist).
Speicherdauer: Bis zur abschließenden Bearbeitung der Anfrage, bei Vertragsrelevanz bis zu 3 Jahre nach Vertragsende.

9. Google reCAPTCHA v3

Zum Schutz unserer Formulare (z. B. Warteliste) vor automatisiertem Missbrauch nutzen wir den Dienst Google reCAPTCHA v3 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

reCAPTCHA analysiert das Nutzerverhalten (z. B. Mausbewegungen, Verweildauer) und überträgt dabei technische Daten (IP-Adresse, Browser-Informationen) an Google. Google kann diese Daten in die USA übermitteln. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie des EU-US Data Privacy Frameworks.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor Spam und Missbrauch).
Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung.

10. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Diese erfordern keine Einwilligung. Details entnehmen Sie bitte unserer Cookie-Richtlinie.

11. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft — Sie können Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung — Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
• Löschung — Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung der Verarbeitung — Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit — Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch — Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).
• Widerruf der Einwilligung — Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@pflegeeltern.space

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständige Aufsichtsbehörde für Bayern ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
www.lda.bayern.de

13. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung und unberechtigten Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und unseren Servern erfolgt ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS).

Stand: März 2026 (zuletzt aktualisiert: WhatsApp-Community-Abschnitt ergänzt)