Der Hilfeplan
So gestaltest du die Hilfeplanung aktiv mit
Das Hilfeplangespräch ist eines der wichtigsten Treffen im Pflegealltag — doch viele Pflegeeltern fühlen sich dabei überrumpelt oder übergangen. Dieser Ratgeber erklärt dir, was der Hilfeplan nach § 36 SGB VIII ist, wer beteiligt wird, wie das Verfahren abläuft und welche Rechte du hast.
Was ist ein Hilfeplan?
Der Hilfeplan ist das zentrale Steuerungs- und Planungsdokument in der Kinder- und Jugendhilfe. Er legt fest, welche Hilfe ein Kind oder ein Jugendlicher erhält, welche Ziele damit verfolgt werden und wie der Fortschritt überprüft wird. Rechtliche Grundlage ist § 36 SGB VIII (Sozialgesetzbuch Achtes Buch — Kinder- und Jugendhilfe).
Für Pflegekinder ist der Hilfeplan besonders bedeutsam: Er dokumentiert nicht nur die aktuelle Betreuungssituation, sondern enthält auch Aussagen zur Perspektive des Kindes — also ob es dauerhaft in der Pflegefamilie bleiben oder langfristig in die Herkunftsfamilie zurückgeführt werden soll.
Drei Kernfunktionen des Hilfeplans
Bedarfsermittlung
Der Hilfeplan erfasst den erzieherischen Bedarf des Kindes oder Jugendlichen und die Lebenssituation der Familie. Er dokumentiert, welche Probleme und Ressourcen vorhanden sind.
Zielvereinbarung
Alle Beteiligten — Jugendamt, Pflegeeltern, Herkunftsfamilie, ggf. das Kind — vereinbaren konkrete, überprüfbare Ziele. Was soll das Kind in den nächsten Monaten erreichen? Welche Unterstützung ist dafür nötig?
Überprüfung und Steuerung
Der Hilfeplan wird regelmäßig fortgeschrieben. Wurde das Ziel erreicht? Muss die Hilfe angepasst oder beendet werden? So steuert das Jugendamt den gesamten Hilfeprozess.
Gut zu wissen
Wer ist am Hilfeplanverfahren beteiligt?
Das Hilfeplanverfahren ist ein Gemeinschaftsprozess. Nach § 36 SGB VIII sind verschiedene Akteure beteiligt — ihre Rollen sind gesetzlich geregelt, in der Praxis aber sehr unterschiedlich ausgeprägt.
Jugendamt (ASD / PKD)
FederführendDer Allgemeine Soziale Dienst (ASD) oder der Pflegekinderdienst (PKD) des Jugendamtes leitet das Verfahren. Die zuständige Fachkraft erstellt den Hilfeplan, moderiert das Gespräch und trifft letztlich die Entscheidungen.
Pflegeeltern
AnhörungsrechtIhr seid die Menschen, die das Kind täglich begleiten. Eure Beobachtungen, Einschätzungen und Wünsche sind unverzichtbar für eine realistische Hilfeplanung. § 36 SGB VIII sichert euch das Recht auf Beteiligung.
Herkunftsfamilie
BeteiligungsrechtEltern behalten das Sorgerecht oder Teile davon. Sie haben ebenfalls ein Recht auf Beteiligung am Hilfeplan. Je nach Situation sind die Eltern vollständig eingebunden oder nur zu bestimmten Punkten angehört.
Vormund / Ergänzungspfleger
Vertretung des KindesIst das elterliche Sorgerecht entzogen oder eingeschränkt, übernimmt ein Vormund die rechtliche Vertretung des Kindes. Er ist ebenfalls am Hilfeplan beteiligt und hat Mitspracherecht.
Kind / Jugendlicher
Beteiligung nach AlterKinder und Jugendliche sollen alters- und entwicklungsgemäß beteiligt werden. Ältere Jugendliche nehmen häufig direkt am Gespräch teil. Jüngere Kinder werden auf andere Weise eingebunden — z.B. durch Kinderkonferenzen.
Weitere Fachkräfte
Je nach BedarfTherapeuten, Schulberater, Ergotherapeuten oder Sozialpädagogen können bei Bedarf eingeladen werden. Ihre Fachperspektive kann für die Zielformulierung und die Hilfeplanung sehr wertvoll sein.
Wichtig
Ausführlicher Ratgeber
Zusammenarbeit mit dem Jugendamt als Pflegeeltern
Rechte, Pflichten und Kommunikationstipps für die Arbeit mit dem Jugendamt.
Ablauf eines Hilfeplangesprächs
Ein Hilfeplangespräch ist kein spontanes Treffen. Es folgt einem strukturierten Ablauf, der euch als Pflegeeltern ermöglicht, euch gut vorzubereiten. Wer weiß, was ihn erwartet, tritt selbstsicherer auf und kann seine Interessen besser vertreten.
Einladung und Vorbereitung
Das Jugendamt lädt alle Beteiligten schriftlich ein — in der Regel mit ausreichend Vorlauf. Nutzt diese Zeit für eure eigene Vorbereitung: Schreibt eure Beobachtungen der letzten Monate auf, formuliert Wünsche und Fragen und notiert Themen, die euch am Herzen liegen. Ein strukturierter Kurzbericht über die Entwicklung des Kindes ist besonders hilfreich.
Begrüßung und Tagesordnung
Das Gespräch beginnt mit einer Vorstellungsrunde (besonders wenn neue Fachkräfte dabei sind) und der Vorstellung der Tagesordnung. Wenn ihr eigene Punkte einbringen möchtet, könnt ihr an dieser Stelle darum bitten, diese aufzunehmen.
Berichte der Beteiligten
Jede beteiligte Partei berichtet aus ihrer Perspektive: Wie geht es dem Kind? Was hat sich entwickelt? Was läuft gut, was bereitet Sorgen? Als Pflegeeltern schildert ihr den Alltag — Schule, Gesundheit, Verhalten, Bindung, Besuchskontakte, besondere Ereignisse.
Zielformulierung und Vereinbarungen
Gemeinsam werden Ziele für den nächsten Hilfeplanzeitraum festgelegt. Ziele sollten konkret, realistisch und überprüfbar formuliert sein (z.B. 'Das Kind besucht ab September eine Therapie für Trauma-Bearbeitung'). Auch Verantwortlichkeiten werden geklärt — wer kümmert sich um was?
Protokoll und Unterschriften
Die Fachkraft des Jugendamtes fertigt ein Protokoll an, das die vereinbarten Ziele und Maßnahmen festhält. Alle Beteiligten werden gebeten, das Protokoll zu unterzeichnen. Wichtig: Eure Unterschrift bedeutet, dass ihr am Gespräch teilgenommen habt — nicht unbedingt, dass ihr allem zustimmt. Widersprüche können im Protokoll vermerkt werden.
Tipp
Inhalte des Hilfeplans
Ein Hilfeplan für ein Pflegekind enthält mehrere Pflichtteile und kann je nach Jugendamt und Situation unterschiedlich ausführlich sein. Diese Kernbereiche findet ihr in jedem Hilfeplan:
- Körperliche Entwicklung: Gesundheit, Motorik, Größe und Gewicht
- Kognitive Entwicklung: Schule, Lernstand, besondere Begabungen oder Förderbedarfe
- Emotionale und soziale Entwicklung: Bindungsverhalten, Umgang mit Gleichaltrigen, Selbstregulation
- Verhaltensauffälligkeiten und deren Kontext
- Therapeutische Unterstützung: laufende oder geplante Maßnahmen
- Konkrete Ziele für die Entwicklung des Kindes im nächsten Hilfeplanzeitraum
- Maßnahmen zur Zielerreichung (Therapie, Förderung, Schule, Freizeitaktivitäten)
- Verantwortlichkeiten: Wer übernimmt welche Aufgaben?
- Zeitrahmen und Meilensteine
- Häufigkeit und Umfang der Umgangskontakte mit der Herkunftsfamilie
- Ort der Kontakte (begleiteter Umgang, unbegleiteter Umgang, Übernachtungen)
- Kontakte zu Geschwistern, Großeltern oder anderen Bezugspersonen
- Regelungen für Krisenzeiten oder besondere Anlässe
- Verbleibsperspektive: Dauerpflege oder befristete Pflege?
- Rückführungsperspektive: Ziel der Rückkehr in die Herkunftsfamilie?
- Zeitplan für die Perspektivklärung, wenn noch offen
- Einschätzung der Bindung an die Pflegefamilie und die Herkunftsfamilie
- Gültigkeitsdauer des Hilfeplans (in der Regel 6 bis 12 Monate)
- Termin für das nächste Hilfeplangespräch
- Anlässe für außerplanmäßige Überprüfungen (Krisen, Schulwechsel, etc.)
Gut zu wissen
Ausführlicher Ratgeber
Rückführung eines Pflegekindes: Was Pflegeeltern wissen müssen
Rechtliche Grundlagen, emotionale Vorbereitung und wie ihr die Perspektive des Kindes im Blick behaltet.
Fortschreibung des Hilfeplans
Ein Hilfeplan ist kein statisches Dokument. Er wird regelmäßig überprüft und angepasst — dieser Vorgang heißt Fortschreibung. Nach § 36 Abs. 2 SGB VIII muss der Hilfeplan mindestens einmal jährlich überprüft werden.
Reguläre Überprüfung
Die meisten Jugendämter überprüfen den Hilfeplan alle 6 bis 12 Monate. In der Anfangsphase einer Pflegschaft — wenn das Kind neu in der Familie ist — finden die Gespräche häufiger statt, oft alle 3 Monate.
Außerplanmäßige Überprüfung
Bei besonderen Ereignissen — Krisen, Schulwechsel, Therapiebeginn, Veränderungen in der Herkunftsfamilie oder auf euren Wunsch hin — kann das Jugendamt auch außerplanmäßig ein Hilfeplangespräch einberufen.
Was passiert bei der Fortschreibung?
Tipp
Deine Rechte als Pflegeeltern im Hilfeplanverfahren
Pflegeeltern sind keine passiven Empfänger von Entscheidungen des Jugendamtes. Das Gesetz räumt euch klare Rechte ein — ihr müsst sie nur kennen und aktiv einfordern.
Anhörungsrecht (§ 36 SGB VIII)
Als Pflegeeltern habt ihr das gesetzlich verankerte Recht, in die Hilfeplanung einbezogen zu werden. Das Jugendamt ist verpflichtet, eure Sichtweise zu berücksichtigen. Wer euch nicht einlädt oder eure Einschätzungen ignoriert, verstößt gegen § 36 SGB VIII.
Mitbestimmung bei Zielformulierungen
Ihr könnt und sollt Ziele aktiv mitgestalten. Bringt konkrete Vorschläge ein, wenn ihr der Meinung seid, dass bestimmte Fördermaßnahmen sinnvoll wären. Haltet eure Wünsche schriftlich fest und bringt sie aktiv in das Gespräch ein.
Recht auf Akteneinsicht (§ 25 SGB X)
Ihr habt das Recht auf Einsicht in eure eigenen Daten, die das Jugendamt über euch gespeichert hat. Das umfasst auch den Hilfeplan. Fordert die Akteneinsicht schriftlich an. In einigen Fällen kann das Jugendamt Teile der Akte schwärzen, wenn Dritte (z.B. die Herkunftsfamilie) betroffen sind.
Widerspruchsrecht
Wenn ihr mit einem Bescheid des Jugendamtes nicht einverstanden seid — z.B. mit einer Entscheidung zur Umgangsregelung oder zur Perspektive des Kindes — könnt ihr Widerspruch einlegen. Die Widerspruchsfrist beträgt in der Regel einen Monat nach Bekanntgabe des Bescheides. Holt euch dabei rechtliche Beratung.
Ombudsstelle (§ 9a SGB VIII)
Seit der Reform des SGB VIII 2022 sind die Länder verpflichtet, unabhängige Ombudsstellen einzurichten. Diese beraten und unterstützen euch kostenlos bei Konflikten mit dem Jugendamt — ohne dass ihr sofort rechtliche Schritte einleiten müsst. Die Ombudsstelle ist neutral und vertraulich.
Wichtig
Ausführlicher Ratgeber
Rechte und Pflichten als Pflegeeltern — der vollständige Überblick
Sorgerecht, Anhörungsrecht, Schweigepflicht und was das Jugendamt darf und nicht darf.
Tipps für eine erfolgreiche Hilfeplanung
Hilfeplangespräche können einschüchternd wirken — besonders, wenn ihr euch gegen Entscheidungen des Jugendamtes oder Forderungen der Herkunftsfamilie behaupten müsst. Diese Tipps helfen euch, vorbereitet, sachlich und wirksam aufzutreten.
01
Bereitet euch strukturiert vor
Schreibt vor jedem Hilfeplangespräch einen kurzen Bericht über die Entwicklung des Kindes: Was hat sich positiv entwickelt? Was bereitet Sorgen? Welche Fragen habt ihr? Eine gute Vorbereitung zeigt Professionalität und sichert euch Gehör.
02
Eigene Notizen führen
Haltet nach jedem Gespräch eure eigene Mitschrift fest — unabhängig vom offiziellen Protokoll. Notiert, was besprochen und vereinbart wurde. Das schützt euch vor Missverständnissen und sichert euren Standpunkt.
03
Sachlich bleiben
Auch wenn ihr emotional betroffen seid — formuliert eure Anliegen so sachlich wie möglich. Fakten und konkrete Beobachtungen werden mehr gehört als emotionale Aussagen. 'Das Kind zeigt seit drei Wochen nächtliche Albträume nach dem Umgangskontakt' ist stärker als 'Die Besuche schaden dem Kind.'
04
Wünsche konkret formulieren
Wenn ihr etwas möchtet — eine Therapie, eine Anpassung der Umgangskontakte, eine Perspektivklärung — sprecht es aus und formuliert es als konkreten Wunsch: 'Ich bitte darum, dass wir die Häufigkeit der Umgangskontakte vorübergehend reduzieren.' Vage Andeutungen führen selten zu Ergebnissen.
05
Unterstützung mitbringen
Ihr dürft eine Vertrauensperson zum Hilfeplangespräch mitbringen — z.B. eine andere Pflegemutter, eine Beraterin vom Pflegekinderdienst-Verein oder sogar eine Anwältin. Kündigt dies dem Jugendamt vorher an. Eine zweite Person nimmt den Druck und schützt euch vor Überrumpelung.
06
Protokoll sorgfältig prüfen
Lest das Protokoll nach dem Gespräch sorgfältig durch, bevor ihr unterschreibt. Stimmt das Protokoll mit eurer Erinnerung überein? Wurden eure Wünsche und Einwände korrekt festgehalten? Bittet bei Bedarf um Ergänzungen oder Korrekturen.
Gut zu wissen
Ausführlicher Ratgeber
Umgangsrecht beim Pflegekind: Regelungen und Rechte
Wer darf das Pflegekind besuchen? Welche Kontakte sind vorgeschrieben und welche könnt ihr ablehnen?
Häufige Fragen zum Hilfeplan
Wie oft findet ein Hilfeplangespräch statt?
Nach § 36 Abs. 2 SGB VIII muss der Hilfeplan mindestens einmal im Jahr überprüft und fortgeschrieben werden. In der Praxis finden die Gespräche häufiger statt — besonders in den ersten Monaten nach Aufnahme des Pflegekindes oft alle drei bis sechs Monate. Bei besonderen Anlässen wie Krisen, Schul- oder Therapiewechsel kann das Jugendamt auch außerplanmäßige Hilfeplangespräche einberufen.
Muss ich als Pflegeelternteil am Hilfeplangespräch teilnehmen?
Eine rechtliche Pflicht zur Teilnahme besteht nicht. Als Pflegeeltern habt ihr jedoch nach § 36 SGB VIII ein Anhörungsrecht und solltet in die Hilfeplanung einbezogen werden. Die Teilnahme ist aus eigenem Interesse dringend empfehlenswert: Nur wer am Tisch sitzt, kann eigene Beobachtungen einbringen, Ziele mitgestalten und sicherstellen, dass die Perspektive der Pflegefamilie berücksichtigt wird.
Was kann ich tun, wenn ich mit dem Hilfeplan nicht einverstanden bin?
Zunächst könnt ihr eure Einwände direkt im Gespräch äußern und darauf bestehen, dass diese im Protokoll festgehalten werden. Eine Unterschrift unter den Hilfeplan bedeutet keine Zustimmung zu allen Punkten — ihr könnt mit Vorbehalt unterschreiben oder die Unterschrift verweigern. Im nächsten Schritt könnt ihr eine andere Fachkraft im Jugendamt, die Ombudsstelle (§ 9a SGB VIII) oder einen Pflegekinderdienst-Verein einschalten. Als letztes Mittel steht euch der Rechtsweg offen.
Darf das Pflegekind am Hilfeplangespräch teilnehmen?
Ja. Kinder und Jugendliche haben nach § 36 SGB VIII das Recht, an der Hilfeplanung beteiligt zu werden — alters- und entwicklungsgemäß. Bei jüngeren Kindern wird dies oft in Form alternativer Gesprächsformate umgesetzt (Kinderkonferenz, Zeichnen, Spielen). Ältere Jugendliche können am eigentlichen Hilfeplangespräch vollständig teilnehmen und ihre Wünsche direkt einbringen. Die Teilnahme sollte freiwillig sein und das Kind nicht überfordern.
Bekomme ich eine Kopie des Hilfeplans?
Ja. Pflegeeltern haben das Recht auf eine Kopie des Hilfeplans. Außerdem steht euch nach § 25 SGB X grundsätzlich ein Recht auf Akteneinsicht zu, soweit eure eigenen Daten betroffen sind. Fordert die Kopie aktiv ein — nicht alle Jugendämter versenden sie automatisch. Bewahrt alle Hilfepläne und Protokolle sorgfältig auf.
Bereite dein nächstes Hilfeplangespräch vor
Mit unserer strukturierten Dokumentation und dem KI-Assistenten bist du optimal vorbereitet — Entwicklungsberichte, Zielformulierungen und Antworten auf rechtliche Fragen auf Knopfdruck.
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Welche Kontakte sind vorgeschrieben, welche könnt ihr ablehnen?
Rückführung eines Pflegekindes
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